Política de Tratamiento de Datos

I. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Razón social: Kaizen Agencia de Seguros Ltda.
• NIT: 901704926
• Representante Legal: Jonathan Andres Jurado
• Correo electrónico: gerencia@kaizenagenciadeseguros.com
• Dirección: Calle 13A #103-43 Ciudad Jardín, Cali, Valle del Cauca
• Teléfono: 318 6992052

II. Definiciones

Para efectos de la presente Política se adoptarán las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero).
• Clientes: Personas naturales o jurídicas que adquieren los productos y servicios de Kaizen Agencia de Seguros Ltda.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Reclamo: Solicitud del Titular o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización.
• Términos y Condiciones: Las condiciones particulares de Tratamiento de los datos personales que aplican en determinado proceso o en el uso de determinada plataforma o servicio.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Colaboradores: Personas naturales que prestan sus servicios a Kaizen Agencia de Seguros Ltda., ya sea mediante contrato laboral o de prestación de servicios, de manera directa o a través de empresa temporal.

III. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Datos que se obtienen

Kaizen Agencia de Seguros Ltda. podrá obtener los siguientes tipos de datos personales, entre otros:

• Nombre completo
• Número de identificación (cédula de ciudadanía, NIT, pasaporte, etc.)
• Fecha de nacimiento
• Lugar de nacimiento
• Dirección de residencia o domicilio
• Número de teléfono fijo o celular
• Correo electrónico
• Ciudad y departamento
• Información financiera y patrimonial
• Información laboral
• Información sobre bienes asegurados (vehículos, inmuebles, etc.)
• Historial de siniestros
• Datos de salud (con autorización expresa)
• Datos de beneficiarios
• Datos biométricos cuando aplique
• Información de navegación web (IP, cookies, dispositivo)
• Datos de cuentas bancarias para pagos de primas o siniestros
• Cualquier otro dato necesario para la prestación de los servicios de intermediación de seguros

IV. Derechos de los Titulares

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Derechos de niños, niñas y adolescentes: El Tratamiento de datos personales de menores de edad queda proscrito, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. En todo caso, para el Tratamiento de datos de menores de edad se deberá respetar su interés superior y sus derechos fundamentales, asegurando que el representante legal del menor otorgue la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

V. Bases de Datos

Kaizen Agencia de Seguros Ltda. administra las siguientes bases de datos de datos personales:

• Proveedores: Datos de personas naturales y jurídicas que suministran bienes y servicios a la empresa.
• Contabilidad: Información financiera y contable de titulares relacionados con la operación de la empresa.
• Clientes: Datos de personas naturales y jurídicas que contratan o han contratado los servicios de intermediación de seguros.
• Colaboradores: Datos de empleados, contratistas y demás personas que tienen o han tenido una relación laboral o contractual con la empresa.

VI. Datos con Tratamiento Diferenciado

Datos Sensibles

Kaizen Agencia de Seguros Ltda. podrá tratar datos sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su autorización expresa. En el tratamiento de datos sensibles se observarán los principios especiales de protección contemplados en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

Cuando sea necesario tratar datos de menores de edad (por ejemplo, como beneficiarios de pólizas de seguro de vida), se requerirá la autorización expresa del padre, madre o representante legal, garantizando en todo momento el interés superior del menor conforme a la Ley 1098 de 2006.

VII. Vigencia del Tratamiento

Los datos personales recopilados por Kaizen Agencia de Seguros Ltda. serán conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la finalización de la relación contractual o comercial con el Titular, salvo que la ley establezca un plazo diferente o que el Titular ejerza su derecho de supresión conforme a las excepciones previstas en la normativa vigente.

VIII. Deberes del Responsable y del Encargado del Tratamiento

Deberes como Responsable del Tratamiento

Kaizen Agencia de Seguros Ltda., en su calidad de Responsable del Tratamiento, se compromete a:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se produzcan violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Usar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Velar por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes.
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de las autoridades competentes sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes como Encargado del Tratamiento

Cuando Kaizen Agencia de Seguros Ltda. actúe como Encargado del Tratamiento, se compromete a:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
• Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de las autoridades competentes sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se produzcan violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

IX. Áreas Responsables del Manejo de Datos Personales

Las áreas de Kaizen Agencia de Seguros Ltda. que manejan datos personales son:

• Gerencia General
• Gestión Humana y Administración
• Área Comercial y de Servicio al Cliente
• Contabilidad y Finanzas
• Tecnología e Infraestructura

X. Área Responsable de la Implementación de la Política

El área de Gestión Humana de Kaizen Agencia de Seguros Ltda. es la responsable de implementar, difundir y velar por el cumplimiento de la presente Política. Para efectos de atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos relacionados con datos personales, los Titulares podrán dirigirse a:

• Área: Gestión Humana
• Dirección: Calle 13A #103-43, Cali, Valle del Cauca
• Correo electrónico: gerencia@kaizenagenciadeseguros.com
• Teléfono: 318 6992052

XI. Manejo de Datos de Colaboradores In House

Los datos personales de los colaboradores de Kaizen Agencia de Seguros Ltda. serán tratados con la finalidad exclusiva de gestionar la relación laboral o contractual, incluidos los procesos de selección, contratación, nómina, afiliaciones al sistema de seguridad social, capacitación, bienestar y desvinculación. Dicha información será conservada por el tiempo que dure la relación y por el período adicional que exija la normativa laboral y tributaria aplicable.

XII. Autorización

Mecanismos para otorgar la autorización

La autorización para el Tratamiento de datos personales podrá constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización podrá ser otorgada de manera previa al Tratamiento de los datos.

Casos en que no se requiere autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requerirá la autorización del Titular cuando el Tratamiento sea:

• Requerido por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Prueba de la autorización

Kaizen Agencia de Seguros Ltda. conservará la prueba de la autorización otorgada por los Titulares y la pondrá a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esta lo requiera.

Revocatoria de la autorización

Los Titulares podrán revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, deberán presentar la solicitud correspondiente al área de Gestión Humana a través de los canales habilitados.

XIII. Veracidad de la Información

El Titular de los datos personales es responsable de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de la información que suministre a Kaizen Agencia de Seguros Ltda. La empresa no asume responsabilidad por los perjuicios que se deriven de la inexactitud o falsedad de la información proporcionada por el Titular.

XIV. Disposiciones para el Tratamiento de Datos y sus Finalidades

Finalidades generales

• Cumplir con las obligaciones legales, regulatorias y contractuales de Kaizen Agencia de Seguros Ltda.
• Gestionar la relación comercial con clientes, proveedores y aliados.
• Prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
• Realizar análisis estadísticos y estudios de mercado.
• Mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

Finalidades para clientes

• Gestionar cotizaciones, emisión, renovación y cancelación de pólizas de seguros.
• Atender siniestros, reclamaciones y solicitudes de los asegurados.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre productos y servicios de seguros.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
• Gestionar el cobro de primas y el pago de comisiones.
• Cumplir con los requerimientos de las compañías aseguradoras aliadas.

Finalidades para empleados

• Gestionar la relación laboral en todas sus etapas: selección, contratación, ejecución y terminación.
• Cumplir con las obligaciones en materia de seguridad social, nómina y prestaciones sociales.
• Garantizar la seguridad física y lógica de las instalaciones y sistemas de información.
• Realizar actividades de capacitación, bienestar y desarrollo profesional.

Finalidades para proveedores

• Gestionar la relación contractual con proveedores de bienes y servicios.
• Realizar pagos y gestionar facturación.
• Cumplir con las obligaciones tributarias derivadas de la relación comercial.

Finalidades para accionistas

• Gestionar la relación societaria y el ejercicio de los derechos de los accionistas.
• Cumplir con las obligaciones legales en materia societaria y tributaria.
• Enviar convocatorias, actas y demás comunicaciones corporativas.

XV. Aviso de Privacidad

Kaizen Agencia de Seguros Ltda. informará a los Titulares sobre el Tratamiento de sus datos personales mediante avisos de privacidad que se pondrán a su disposición en los formularios físicos y digitales, en el sitio web de la empresa y en cualquier otro canal por el que se recolecten datos personales. El aviso de privacidad indicará: la identidad y datos de contacto del Responsable, las finalidades del Tratamiento, los derechos del Titular y los mecanismos para ejercerlos.

XVI. Procedimiento para la Atención de Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización y presentar quejas, a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: gerencia@kaizenagenciadeseguros.com
• Dirección: Calle 13A #103-43, Cali, Valle del Cauca
• Teléfono: 318 6992052

Consultas: Kaizen responderá las consultas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Kaizen, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

XVII. Seguridad de los Datos

Kaizen Agencia de Seguros Ltda. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre las medidas implementadas se encuentran:

• Cifrado de comunicaciones mediante protocolos SSL/TLS.
• Control de acceso basado en roles y perfiles de usuario.
• Políticas internas de confidencialidad y manejo de información.
• Capacitación continua del personal en materia de protección de datos.
• Copias de seguridad periódicas de la información.
• Auditorías internas y externas de seguridad informática.

XVIII. Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos

Kaizen Agencia de Seguros Ltda. podrá transferir o transmitir datos personales a terceros únicamente en los siguientes casos:

• Compañías aseguradoras aliadas para la cotización, emisión, renovación y gestión de pólizas de seguros.
• Autoridades competentes cuando sea requerido por ley, orden judicial o solicitud de la Superintendencia Financiera de Colombia u otras entidades reguladoras.
• Proveedores de servicios tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y procesamiento de datos.
• Terceros en procesos de fusión, escisión o adquisición, previa información al Titular en los términos de la ley.

Cualquier transferencia internacional de datos se realizará únicamente a países con niveles adecuados de protección reconocidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, o bajo las garantías contractuales exigidas por la normativa colombiana vigente.

XIX. Legislación Aplicable

La presente Política se rige por las siguientes normas:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: Derecho fundamental a la intimidad y al hábeas data.
• Ley 1266 de 2008: Disposiciones generales del hábeas data y regulación del manejo de la información contenida en bases de datos personales.
• Ley 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1727 de 2009: Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países deben presentar la información de los titulares de la información.

XX. Modificaciones

Kaizen Agencia de Seguros Ltda. se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares a través del sitio web de la empresa y de los demás canales de comunicación habituales, con una antelación razonable a su entrada en vigor.

XXI. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de julio de 2025 y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Fue aprobada y firmada por: